Datenschutzerklärung

Version 1.2 (Entwurf) · noch nicht veröffentlicht

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sowie sonstiger datenschutzrechtlicher Bestimmungen ist:

Mentavo
Michel Kaluza
Großherzog-Friedrich-Straße 101
66121 Saarbrücken
Deutschland

E-Mail: info@mentavo.app

2. Geltungsbereich

Diese Datenschutzerklärung informiert über die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit der Nutzung der mobilen Anwendung Mentavo sowie der zugehörigen Dienste.

Sie gilt für sämtliche Funktionen der App, insbesondere für:

• Registrierung und Anmeldung
• Nutzung des persönlichen Nutzerkontos
• Journaling
• Check-ins
• Ziele und Gewohnheiten
• KI-gestützte Coaching-Funktionen
• astrologische Funktionen
• Mitteilungen
• kostenpflichtige Abonnements
• Support- und Kommunikationsfunktionen

Sie gilt darüber hinaus für diese Website (mentavo.app), insbesondere für:

• den Abruf der Seiten und die dabei anfallenden Protokolldaten
• die Reichweitenmessung nach Einwilligung
• die Anmeldung zum Newsletter

Wo sich die Verarbeitung zwischen App und Website unterscheidet, ist dies im jeweiligen Abschnitt angegeben. Eine Einwilligung gilt jeweils nur dort, wo sie erteilt wurde.

Diese Datenschutzerklärung gilt ausschließlich für Mentavo. Für externe Webseiten oder Dienste, auf die innerhalb der App oder auf dieser Website verwiesen wird, gelten die jeweiligen Datenschutzerklärungen der jeweiligen Anbieter.

3. Grundsätze der Datenverarbeitung

Der Schutz deiner personenbezogenen Daten hat für uns einen hohen Stellenwert.

Wir verarbeiten personenbezogene Daten ausschließlich im Einklang mit den geltenden datenschutzrechtlichen Vorschriften, insbesondere der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) sowie weiteren anwendbaren gesetzlichen Bestimmungen.

Personenbezogene Daten werden nur verarbeitet, soweit dies für die Bereitstellung der App, die Durchführung des Nutzungsverhältnisses, die Verbesserung unserer Dienste oder aufgrund gesetzlicher Verpflichtungen erforderlich ist.

Eine Weitergabe personenbezogener Daten zu Werbezwecken erfolgt nicht. Wir verkaufen personenbezogene Daten nicht an Dritte.

4. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt je nach Art der jeweiligen Verarbeitung auf unterschiedlichen Rechtsgrundlagen.

Vertragserfüllung

Soweit die Verarbeitung für die Bereitstellung der App sowie der vereinbarten Funktionen erforderlich ist, erfolgt sie auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Dies betrifft insbesondere:

• Registrierung
• Anmeldung
• Verwaltung des Nutzerkontos
• Speicherung persönlicher Inhalte
• Bereitstellung der Coaching-Funktionen
• Synchronisierung von Daten
• Verwaltung von Abonnements

Einwilligung

Soweit einzelne Funktionen eine vorherige Einwilligung erfordern, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.

Berechtigtes Interesse

Soweit erforderlich, verarbeiten wir Daten auf Grundlage unseres berechtigten Interesses gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Hierzu gehören insbesondere:

• Gewährleistung der IT-Sicherheit
• Schutz vor Missbrauch
• Fehleranalyse
• Stabilität der App
• Weiterentwicklung der App
• Betrugsprävention
• Sicherstellung der Funktionsfähigkeit

Gesetzliche Verpflichtungen

Soweit gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

5. Welche personenbezogenen Daten wir verarbeiten

Je nach Nutzung der App können unterschiedliche personenbezogene Daten verarbeitet werden.

Kontodaten

Bei der Registrierung und Nutzung eines Nutzerkontos verarbeiten wir insbesondere:

• E-Mail-Adresse
• verschlüsseltes Passwort (Hash)
• Benutzerkennung
• Kontoeinstellungen
• Spracheinstellungen
• Zeitzone
• Datum der Registrierung
• Informationen zum Anmeldestatus

Persönliche Profildaten

Soweit vom Nutzer freiwillig angegeben:

• Name oder Anzeigename
• Profilbild
• Geburtsdatum
• Geburtszeit
• Geburtsort

Inhalte, die Nutzer selbst erstellen

Mentavo ermöglicht das Speichern persönlicher Inhalte.

Hierzu gehören insbesondere:

• Journal-Einträge
• tägliche Check-ins
• Ziele
• Teilziele
• Gewohnheiten
• Habit-Protokolle
• Notizen
• Coaching-Inhalte
• Chatverläufe
• Feedback
• freiwillige Angaben während des Onboardings

Diese Inhalte werden ausschließlich verarbeitet, um die vom Nutzer gewünschten Funktionen bereitzustellen.

Astrologische Daten

Zur Berechnung astrologischer Funktionen verarbeitet Mentavo folgende Angaben, sofern diese vom Nutzer bereitgestellt werden:

• Geburtsdatum
• Geburtszeit
• Geburtsort

Zusätzlich können daraus technische Berechnungsdaten erzeugt werden, beispielsweise:

• Koordinaten
• Zeitzone
• Horoskopdaten
• astrologische Konstellationen

Diese Daten dienen ausschließlich der Bereitstellung der entsprechenden Funktionen innerhalb der App.

Fortschrittsdaten

Aus abgeschlossenen Aktivitäten entstehen Werte zu deinem persönlichen Fortschritt:

• Erfahrungspunkte je Aktivität, mit Art, interner Kennung der Quelle, Tag und Zeitzone
• Gesamtpunktestand, aktuelle und längste Aktivitätsserie, Zahl der aktiven Tage
• erreichte Auszeichnungen mit Zeitpunkt
• Missionen mit Titel, Beschreibung, Schritten und Status
• Zeiträume eingelegter Pausen

Die Inhalte deiner Einträge gehören nicht dazu. Einzelheiten stehen in Ziffer 14.

Technische Informationen

Zur Sicherstellung des Betriebs der App können außerdem technische Informationen verarbeitet werden.

Hierzu gehören insbesondere:

• App-Version
• Betriebssystem
• Geräteinformationen
• Spracheinstellungen
• Zeitzone
• Zeitstempel
• technische Fehlerinformationen
• Diagnoseinformationen
• Protokolldaten

Diese Daten werden nicht genutzt, um Nutzer zu Werbezwecken zu profilieren.

6. Besondere Kategorien personenbezogener Daten

Mentavo ist eine App zur persönlichen Entwicklung, Selbstreflexion und Organisation des Alltags.

Nutzer entscheiden selbst, welche Inhalte sie innerhalb der App eingeben.

Es kann daher vorkommen, dass Nutzer freiwillig Informationen eingeben, die Rückschlüsse auf besonders schützenswerte personenbezogene Daten zulassen, beispielsweise Angaben zu:

• körperlichem oder psychischem Wohlbefinden
• Stress
• Schlaf
• persönlichen Krisen
• emotionalem Befinden
• Beziehungen
• sonstigen persönlichen Lebensumständen

Diese Angaben erfolgen ausschließlich auf freiwilliger Basis durch den Nutzer.

Es gibt in der App keine Pflichtfelder für Gesundheitsangaben. Was du in Journal, Check-ins oder im Gespräch schreibst, entscheidest du selbst.

Darüber hinaus kannst du Mentavo ausdrücklich erlauben, Werte aus Apple Health zu lesen – Schlaf, Schritte und Workouts. Das ist standardmäßig ausgeschaltet und wird je Datenart einzeln freigegeben; Einzelheiten stehen in Ziffer 12.

Soweit solche Angaben besondere Kategorien personenbezogener Daten im Sinne von Art. 9 DSGVO betreffen, stützen wir die Verarbeitung auf deine ausdrückliche Einwilligung gemäß Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO. Sie erfolgt ausschließlich zur Bereitstellung der von dir gewünschten Funktionen.

Mentavo dient der persönlichen Unterstützung und Selbstreflexion. Die App ersetzt keine medizinische, psychologische, psychotherapeutische oder sonstige professionelle Beratung oder Behandlung.

7. Mindestalter

Mentavo richtet sich an Nutzerinnen und Nutzer ab 14 Jahren.

Personen unter 14 Jahren dürfen die App nicht verwenden.

Soweit nach den im jeweiligen Aufenthaltsstaat geltenden gesetzlichen Bestimmungen eine Zustimmung der Erziehungsberechtigten erforderlich ist, darf die App nur mit einer entsprechenden Zustimmung genutzt werden.

8. Registrierung und Nutzerkonto

Für die Nutzung wesentlicher Funktionen ist die Erstellung eines persönlichen Nutzerkontos erforderlich.

Für die Anmeldung stehen zwei Wege offen: E-Mail-Adresse und Passwort oder die Anmeldung mit deiner Apple-ID (Ziffer 9). Bei der Anmeldung mit Apple vergibst du kein Passwort.

Im Rahmen der Registrierung werden insbesondere folgende Daten verarbeitet:

• E-Mail-Adresse oder die Weiterleitungsadresse von Apple
• Passwort – nur bei der Registrierung mit E-Mail-Adresse
• technische Kontoinformationen

Das Passwort wird nicht im Klartext gespeichert, sondern ausschließlich in verschlüsselter Form verarbeitet.

Das Nutzerkonto ermöglicht insbesondere:

• Synchronisierung zwischen Geräten
• Speicherung persönlicher Inhalte
• Verwaltung von Abonnements
• Wiederherstellung des Zugangs
• Nutzung der KI-Funktionen
• Nutzung astrologischer Funktionen
• Verwaltung persönlicher Einstellungen

Die Löschung des Nutzerkontos kann jederzeit direkt innerhalb der App erfolgen. Mit der Löschung werden sämtliche personenbezogenen Daten gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

9. Anmeldung mit Apple (Sign in with Apple)

Statt E-Mail-Adresse und Passwort kannst du dich mit deiner Apple-ID anmelden. Die Prüfung deiner Apple-ID nimmt Apple vor; wir erhalten anschließend nur das Ergebnis und die unten genannten Angaben.

Welche Daten wir erhalten

• eine von Apple vergebene, für Mentavo eindeutige Nutzerkennung
• deine E-Mail-Adresse
• deinen Namen – nur bei der allerersten Anmeldung und nur, wenn du ihn freigibst

Entscheidest du dich für „E-Mail verbergen“, erhalten wir statt deiner Adresse eine anonyme Weiterleitungsadresse von Apple (Private Email Relay, Endung @privaterelay.appleid.com). Deine eigentliche Adresse erfahren wir in diesem Fall nicht.

E-Mails an solche Weiterleitungsadressen versenden wir ausschließlich über die bei Apple dafür registrierte Absenderadresse noreply@mentavo.app. Apple stellt sie an deine echte Adresse zu.

Zweck und Rechtsgrundlage

Die Verarbeitung dient der Einrichtung und Nutzung deines Nutzerkontos. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Erfüllung des Nutzungsvertrags).

Tokens und Benachrichtigungen von Apple

Die von Apple bei der Anmeldung ausgestellten Tokens speichern wir in unserem Backend ausschließlich in verschlüsselter Form. Wir brauchen sie, um die Verbindung zu deinem Apple-Konto später wieder aufheben zu können.

Apple benachrichtigt unser Backend außerdem, wenn du die E-Mail-Weiterleitung änderst, die Anmeldung für Mentavo widerrufst oder dein Apple-Konto dauerhaft löschst. Wir verarbeiten diese Meldungen, um dein Mentavo-Konto entsprechend anzupassen oder zu löschen.

Empfänger und Drittland

Die Anmeldung läuft über Apple Distribution International Ltd., Hollyhill Industrial Estate, Hollyhill, Cork, Irland. Unser Backend, das die Anmeldung entgegennimmt, wird bei Railway betrieben (Ziffer 15); hierfür gilt Ziffer 25.

Speicherdauer und Löschung

Nutzerkennung, E-Mail-Adresse beziehungsweise Weiterleitungsadresse und der verschlüsselte Token werden gespeichert, solange dein Nutzerkonto besteht.

Löschst du dein Konto, heben wir die Verbindung zu deinem Apple-Konto auf und löschen diese Daten. Dasselbe geschieht, wenn Apple uns meldet, dass du die Anmeldung für Mentavo widerrufen oder dein Apple-Konto gelöscht hast.

Den Zugriff kannst du jederzeit auch selbst beenden – in den iOS-Einstellungen unter „Apple-ID › Anmelden mit Apple“. Dein Mentavo-Konto bleibt davon zunächst unberührt; lösche es zusätzlich in der App, wenn auch deine Inhalte entfallen sollen.

10. KI-Funktionen (OpenAI)

Mentavo bietet KI-gestützte Funktionen zur Unterstützung bei persönlicher Reflexion, Zielplanung, Motivation und Coaching an.

Anbieter dieser Funktionen ist OpenAI. Zur Bereitstellung werden die dafür nötigen Inhalte an die OpenAI API übermittelt. OpenAI ist damit Empfänger personenbezogener Daten (Ziffer 24).

Welche Funktionen OpenAI nutzen

• das Gespräch mit dem Coach, einschließlich des Sprachmodus
• die Umwandlung von Sprachaufnahmen in Text
• der Text des Tagesfokus und Rückmeldungen zu Journal-Einträgen
• der tägliche Impuls – ein kurzer Reflexionsanstoß, höchstens einer je Tag, der erst entsteht, wenn du „Dein Tag“ öffnest
• Vorschläge für Ziele, Zielschritte, Routinen und Erinnerungen
• die astrologischen Auswertungen (Ziffer 11)
• Vorschläge für persönliche Missionen, ausschließlich auf die ausdrückliche Aktion „Mission vorschlagen“ (Ziffer 14)
• die Sicherheitsprüfung von Inhalten (Moderation)

Welche Daten übermittelt werden

• deine Nachrichten, Fragen und Anweisungen
• der für eine Antwort nötige Kontext – etwa Ziele, Routinen, Check-ins, Journal-Einträge und frühere Gespräche
• Sprachaufnahmen, ausschließlich zur Umwandlung in Text; eine Sprachausgabe deiner Antworten findet nicht statt
• Werte aus Apple Health und deinem Kalender nur unter den in Ziffer 12 beschriebenen Voraussetzungen

Übermittelt wird jeweils nur, was für die angefragte Funktion gebraucht wird – nie dein gesamter Bestand. Um passende Einträge zu finden, können kurze Auszüge zusätzlich in eine numerische Darstellung umgerechnet werden.

Web-Recherche (optional)

Erlaubst du es in den Einstellungen, kann der Coach bei einer Frage nach aktuellen Informationen im Web recherchieren. Die Suche führt OpenAI mit einem eigenen Werkzeug durch und fasst die Fundstellen zusammen; die Quellen stehen unter der Antwort. Ein weiterer Anbieter kommt dadurch nicht hinzu.

In die Suchanfrage sollen ausschließlich öffentliche Begriffe aus deiner Frage eingehen – keine Gefühle, keine Gesundheitsangaben, keine Termine und keine Namen privater Personen. Inhalte aus Journal, Check-ins, Zielen und Routinen werden nicht übermittelt. Die Web-Recherche ist ein eigener Schalter und standardmäßig aus.

Missionsvorschläge

Tippst du auf „Mission vorschlagen“, erstellt OpenAI daraus einen Vorschlag für eine kleine Mission. Übermittelt werden dafür ausschließlich:

• die Namen von bis zu zwölf deiner Routinen
• die Titel von bis zu zwölf offenen Schritten deiner aktiven Ziele

Statt der internen Kennungen erhält das Modell dabei nur Kürzel wie „R1“ oder „S1“. Routinen, die automatisch über Apple Health als erledigt gelten, werden nicht angeboten.

Nicht übermittelt werden dein Chatverlauf, der Text deiner Nachricht, Journal-Einträge, Check-ins, Werte aus Apple Health und Inhalte deines Kalenders. Diese Aktion trägt keinen Freitext: Eine Mission entsteht nur durch das Tippen auf die Aktion, nie durch etwas, das du in den Chat schreibst.

Die Funktion setzt deine Einwilligung in die KI-Verarbeitung voraus. Ohne sie findet kein Modellaufruf statt. Die vorgeschlagene Mission wird gespeichert, damit du sie annehmen kannst; was du nicht annimmst, wird automatisch gelöscht – nach den in Ziffer 14 genannten Fristen.

Einwilligung

Rechtsgrundlage ist deine Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Beim Einstieg in die App stimmst du der Nutzung von OpenAI ausdrücklich zu; ohne diese Zustimmung stehen die KI-Funktionen nicht zur Verfügung. Die übrige App bleibt nutzbar.

Davon zu unterscheiden ist die Moderation: Bevor Inhalte gespeichert oder beantwortet werden, prüft ein Sicherheitsdienst von OpenAI sie auf Verstöße gegen die Nutzungsregeln. Diese Prüfung erzeugt keine Texte und läuft unabhängig von den übrigen KI-Funktionen; sie ist für den Betrieb des Dienstes erforderlich (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Verarbeitung bei OpenAI

Nach den veröffentlichten Angaben von OpenAI werden über die API übermittelte Daten nicht zum Training der Modelle verwendet, sofern dem nicht ausdrücklich zugestimmt wurde. Zur Erkennung von Missbrauch kann OpenAI Anfragen und Antworten bis zu 30 Tage protokollieren.

OpenAI hat seinen Sitz in den Vereinigten Staaten; es gilt Ziffer 25.

Widerruf

Du kannst deine Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Danach entstehen keine neuen KI-Antworten mehr. Bereits erzeugte Antworten und Nachrichten bleiben in deinem Gesprächsverlauf, bis du sie oder dein Konto löschst.

KI-generierte Inhalte werden automatisiert erzeugt und können fehlerhaft, unvollständig oder unzutreffend sein. Sie dienen ausschließlich der persönlichen Unterstützung und Information.

Mentavo ersetzt keine medizinische, psychologische, psychotherapeutische, rechtliche oder sonstige professionelle Beratung.

Weitere Informationen zur Datenverarbeitung durch OpenAI findest du unter:
https://openai.com/de-DE/policies/privacy-policy

11. Astrologische Funktionen

Mentavo bietet astrologische Auswertungen auf Grundlage der vom Nutzer bereitgestellten Geburtsdaten an.

Hierfür werden insbesondere verarbeitet:

• Geburtsdatum
• Geburtszeit
• Geburtsort

Ermittlung der Koordinaten des Geburtsorts (OpenCage)

Für die Berechnung werden die geografischen Koordinaten und die Zeitzone des Geburtsorts benötigt. Um sie zu ermitteln, übermittelt unser Backend die von dir eingegebene Ortsbezeichnung an den Geokodierungsdienst der OpenCage GmbH.

Übermittelt wird ausschließlich die Ortsbezeichnung selbst sowie die Sprache, in der das Ergebnis zurückgegeben werden soll. Dein Name, deine E-Mail-Adresse, dein Geburtsdatum, deine Geburtszeit und deine Nutzerkennung werden dabei nicht übermittelt.

Die Übermittlung erfolgt nur, wenn du einen Geburtsort angibst oder änderst, und ist für die astrologischen Funktionen erforderlich.

OpenCage betreibt die Geokodierung nach eigenen Angaben auf Servern in Deutschland und Finnland und löscht Anfragen nach sechs Monaten.

Weitere Informationen zur Datenverarbeitung durch OpenCage findest du unter:
https://opencagedata.com/gdpr

Auf Grundlage dieser Angaben werden astrologische Berechnungen durchgeführt und beispielsweise folgende Informationen erzeugt:

• Horoskopdaten
• astrologische Konstellationen
• Planetenkonstellationen
• Häuser
• Aspekte
• weitere astrologische Berechnungen

Diese Daten dienen ausschließlich der Bereitstellung der vom Nutzer gewünschten Funktionen.

Die astrologischen Auswertungen dienen ausschließlich der persönlichen Unterhaltung und Selbstreflexion. Sie stellen keine wissenschaftlich gesicherten Aussagen dar und begründen keine Vorhersagen über zukünftige Ereignisse.

12. Apple Health und Kalender

Mentavo kann auf Wunsch Werte aus Apple Health und deinem Gerätekalender einbeziehen. Beides ist freiwillig, standardmäßig ausgeschaltet und jederzeit abschaltbar.

Zwei getrennte Freigaben

Damit Mentavo überhaupt lesen kann, müssen zwei Dinge zusammenkommen:

• die Berechtigung von iOS für Apple Health beziehungsweise den Kalender und
• die Freigabe in Mentavo unter „Profil › Verbundene Daten“.

Jede Datenart gibst du einzeln frei – Schlaf, Schritte und Workouts sind getrennte Entscheidungen, ebenso das Lesen und das Eintragen von Terminen.

Was aus Apple Health an uns übertragen wird

• Schlaf: der Aufwachtag und die Gesamtdauer der Nacht in Minuten.
• Schritte: der Tag und die Tagessumme, die Apple Health selbst über alle Quellen gebildet hat.
• Workouts: je Tag zunächst nur die Anzahl. Gibst du zusätzlich die Details frei, kommen Art des Trainings aus einer festen Liste, Beginn, Ende und Dauer dazu.

Nicht übertragen werden insbesondere Schlafphasen, Einschlaf- und Aufwachzeiten, Herzfrequenz, verbrauchte Energie, zurückgelegte Strecken, Routen und Standorte sowie Angaben dazu, von welchem Gerät oder welcher App ein Wert stammt.

Apple Health liest auf deinem Gerät mehr, um diese Werte zu bilden – etwa die einzelnen Schlafabschnitte einer Nacht. Zu uns gelangt davon nur das oben genannte Ergebnis.

Was aus dem Kalender an uns übertragen wird

Aus dem Kalender erhalten wir je Tag ausschließlich Kennzahlen zur Auslastung:

• Anzahl der Termine, davon ganztägige und direkt aufeinanderfolgende
• belegte Zeit in Minuten
• Beginn des ersten und Ende des letzten Termins
• das längste freie Fenster sowie die freie Zeit am Morgen, Nachmittag und Abend

Titel, Orte, Teilnehmer, Notizen und der Name des Kalenders bleiben dabei auf deinem Gerät.

Wofür wir diese Werte verwenden

• als Hintergrund für Antworten des Coaches
• für die Auswahl des Tagesfokus und für Tagesplan und Wochenblick
• um Routinen automatisch abzuhaken, wenn du sie dafür eingerichtet hast
• um Zusammenhänge zwischen deinen Einträgen sichtbar zu machen

Wann etwas an OpenAI geht

Die Übermittlung an OpenAI (Ziffer 10) verlangt eine eigene, neuere Zustimmung – bei Apple Health je Datenart, beim Kalender für das Lesen. Ältere Zustimmungen bleiben für alles ohne KI gültig: Speicherung, automatisches Abhaken, Tagesplan und die Auswahl des Tagesfokus.

Liegt diese Zustimmung vor, gelangen Werte nur dann an OpenAI, wenn deine Nachricht thematisch dazu passt – etwa eine Frage nach deinem Schlaf oder danach, wie voll ein Tag ist.

Da OpenAI seinen Sitz in den Vereinigten Staaten hat, werden diese Werte dabei in ein Drittland übermittelt; hierfür gilt Ziffer 25. Deine Zustimmung kannst du jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

Fragst du den Coach nach konkreten Terminen, liest die App den angefragten Zeitraum auf dem Gerät und sendet mit genau dieser Anfrage höchstens 30 Termine aus einem Zeitraum von höchstens 31 Tagen, mit genau vier Angaben: Titel, Beginn, Ende und ob der Termin ganztägig ist. Diese Termine speichern wir nicht als eigene Terminliste. Was der Coach daraus in seiner Antwort schreibt, bleibt jedoch als Nachricht in deinem Gesprächsverlauf.

Für den Text des Tagesfokus werden Angaben aus Apple Health und Kalender herausgefiltert, bevor die Anfrage an OpenAI geht. Sie wirken dort nur in der vorgelagerten Auswahl, die ohne KI stattfindet.

Termine eintragen

Mentavo legt einen Termin erst nach deiner ausdrücklichen Bestätigung an – entweder über die Karte im Gespräch oder über eine eindeutige Zusage im Chat oder per Sprache. Ohne diese Bestätigung wird nichts in deinen Kalender geschrieben. Bestehende Termine ändert oder löscht Mentavo nicht.

Nach Apple Health schreibt Mentavo nichts zurück.

Speicherdauer

• Schlaf, Schritte und die Anzahl der Workouts: höchstens 30 Tage
• Details einzelner Workouts: höchstens 7 Tage
• Kennzahlen des Kalenders: höchstens 28 vergangene Tage; Tage in der Zukunft bleiben, solange die Freigabe besteht

Ältere Werte löscht unser System selbständig, unabhängig davon, ob du die App öffnest.

Freigabe widerrufen

Entziehst du nur die Berechtigung in den iOS-Einstellungen, liest Mentavo keine neuen Werte mehr – die Freigabe in Mentavo und die bereits übertragenen Werte bleiben zunächst bestehen. Um sie zu löschen, schalte die Verbindung zusätzlich unter „Profil › Verbundene Daten“ ab.

Mit diesem Schritt widerrufen wir die Freigabe, löschen die übertragenen Werte dieser Quelle und entfernen die daraus gelernten Einordnungen. In gespeicherten Tagesempfehlungen erscheint das betreffende Signal nicht mehr und fließt in keine weitere KI-Anfrage ein.

Erhalten bleiben dagegen Inhalte, die zuvor daraus entstanden sind: bereits geschriebene Antworten des Coaches und Nachrichten in deinem Gesprächsverlauf, bereits abgehakte Routinen, der sichtbare Text eines früheren Tagesfokus sowie Termine, die du bestätigt hast. Diese Inhalte kannst du einzeln löschen; mit der Löschung deines Nutzerkontos (Ziffer 26) entfallen sie vollständig.

13. Erinnerungen

Du kannst Erinnerungen selbst anlegen oder dem Coach sagen, woran er dich erinnern soll.

Was gespeichert wird

• der Titel, den du vergibst
• eine Notiz, wenn du eine schreibst
• Tag, Uhrzeit und die Zeitzone, in der du die Erinnerung angelegt hast
• bei wiederkehrenden Erinnerungen die Wiederholungsregel und einzelne Ausnahmen
• ob die Erinnerung noch offen oder erledigt ist

Titel und Notiz sind dein Text. Sie erscheinen in keinem Protokoll.

Wofür wir sie verwenden

Um dich zum gewünschten Zeitpunkt zu erinnern und um die Erinnerung in „Dein Tag“ und in deiner Planung anzuzeigen. Die Mitteilung selbst plant deine App auf deinem Gerät – siehe Ziffer 22.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO: Die Erinnerung ist eine Funktion, die du selbst angefordert hast.

Wann der Titel an OpenAI geht

Nur, wenn es im Gespräch um Erinnerungen geht – wenn du eine anlegst, abfragst, verschiebst, erledigst oder löschst. In allen anderen Gesprächen sind Erinnerungen nicht Teil des Kontexts, den der Coach erhält. Es gilt Ziffer 10.

Nichts ohne deine Bestätigung

Schlägt der Coach eine Erinnerung vor oder will er eine ändern oder löschen, geschieht das erst, wenn du die Karte bestätigst. Eine beiläufige Erwähnung im Gespräch löst nichts aus.

Speicherdauer

Erinnerungen bleiben gespeichert, bis du sie löschst oder dein Nutzerkonto löschst. Mit der Löschung des Kontos entfallen sie vollständig.

14. Persönlicher Fortschritt (Mentavo Progress)

Mentavo zeigt dir deinen persönlichen Fortschritt: Erfahrungspunkte, ein Level, einen von sechs Rängen, Auszeichnungen, deine Aktivitätsserie, deine Woche und eine Chronik deiner Meilensteine. Diese Werte entstehen aus Aktivitäten, die du ohnehin in der App abschließt.

Wofür wir diese Daten verarbeiten

Der Fortschritt ist Teil der App und macht sichtbar, was du über längere Zeit tatsächlich getan hast. Rechtsgrundlage ist die Erfüllung des Nutzungsvertrags nach Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Ziffer 4). Die Obergrenzen, die Missbrauch verhindern sollen, stützen sich zusätzlich auf unser berechtigtes Interesse nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Woraus Punkte entstehen

Berücksichtigt werden ausschließlich abgeschlossene Aktivitäten:

• täglicher Check-in
• Journal-Eintrag
• abgeschlossene Routine
• abgeschlossener Zielschritt
• erreichter Tagesfokus
• Wochenreflexion
• Meilenstein und Abschluss eines Ziels
• abgeschlossene Mission

Dazu kommen Boni für längere Aktivitätsserien. Sie entstehen aus der Zahl deiner aktiven Tage, nicht aus einer einzelnen Aktivität.

Routinen, die automatisch über Apple Health als erledigt gelten, fließen nicht ein. Werte aus Apple Health und Inhalte deines Kalenders werden für den Fortschritt nicht verarbeitet.

Welche Daten dabei gespeichert werden

Je Buchung speichern wir insbesondere die Art der Aktivität, eine interne Kennung der Quelle (zum Beispiel die Kennung eines Zielschritts), die Punktzahl, den lokalen Kalendertag, die Zeitzone und den Zeitpunkt. Hinzu kommen technische Angaben, die eine Buchung nachvollziehbar machen – etwa die angewandte Regelfassung, der Grund einer Begrenzung und bei einer Korrektur der Bezug zur zurückgenommenen Buchung. Die Inhalte deiner Einträge speichern wir dabei nicht.

Eine Ausnahme bei der Prüfung, nicht bei der Speicherung: Bei einem Journal-Eintrag wird die Länge des Textes geprüft, weil Punkte erst ab einer Mindestlänge vergeben werden. Der Text selbst wird dafür gelesen, aber nicht in den Fortschrittsdaten gespeichert.

Zusätzlich speichern wir deinen Gesamtpunktestand, deine aktuelle und längste Aktivitätsserie, die Zahl deiner aktiven Tage, erreichte Auszeichnungen mit Zeitpunkt sowie die Einstellung, ob dir der Fortschritt angezeigt wird.

Was berechnet und nicht gespeichert wird

Level und Rang werden nicht gespeichert, sondern bei jedem Aufruf aus dem Gesamtpunktestand berechnet. Dasselbe gilt für deinen Wochenfortschritt, für die Chronik „Dein Weg“ und für den Stand einer laufenden Mission.

Auszeichnungen und Serien

Eine Auszeichnung wird freigeschaltet, wenn die zugehörige Bedingung erfüllt ist; gespeichert werden ihre Kennung und der Zeitpunkt. Ein Tag zählt für deine Serie, wenn an ihm mindestens eine Aktivität gebucht wurde. Ein einzelner fehlender Tag kann automatisch als Ruhetag gelten; zwei fehlende Tage in Folge beenden die Serie. Bereits vergebene Punkte bleiben davon unberührt.

Pausenmodus

Du kannst eine Pause einlegen, damit eine geplante Auszeit deine Serie nicht beendet. Dafür speichern wir den ersten und den letzten Tag der Pause, die Zeitzone beim Anlegen, den Zeitpunkt der Erstellung und der letzten Änderung sowie – falls du sie vorzeitig beendest – diesen Zeitpunkt.

Eine Pause beginnt frühestens heute und dauert ein bis sieben Tage; innerhalb von 90 Tagen sind höchstens 14 Pausentage möglich, und es läuft immer nur eine Pause. Punkte, Level und Auszeichnungen verändert eine Pause nicht.

Korrekturen

Die Aufzeichnung der Buchungen wird nur ergänzt, nie überschrieben. Nimmst du einen Abschluss zurück, entsteht eine Gegenbuchung; die ursprüngliche Buchung bleibt erhalten. Dadurch bleibt nachvollziehbar, wie ein Punktestand zustande gekommen ist.

Fortschritt ausblenden

Du kannst den Fortschritt im Bereich „Mein Fortschritt“ der App ausblenden. Danach entstehen keine neuen Fortschrittsdaten mehr, es werden keine Missionen mehr erzeugt und der Coach erhält keine Fortschrittsangaben. Bereits gespeicherte Daten bleiben erhalten, bis du dein Konto löschst. Das unten beschriebene automatische Löschen nicht angenommener Missionsvorschläge läuft weiter, auch solange der Fortschritt ausgeblendet ist.

Fortschrittsangaben im Coach-Gespräch

Fragst du den Coach nach deinem Fortschritt oder hast du gerade ein Level erreicht, erhält er eine kurze Notiz mit Level, Rang, Punktestand, verbleibenden Punkten bis zum nächsten Level, deiner aktuellen und längsten Serie sowie den Titeln und dem Stand deiner laufenden Missionen. Diese Notiz geht als Teil des Gesprächs an OpenAI (Ziffer 10). Sie enthält keine Inhalte aus Journal, Check-ins, Apple Health oder Kalender.

Speicherdauer und Löschung

Fortschrittsdaten werden gespeichert, bis du dein Nutzerkonto löschst; mit der Kontolöschung werden sie mitgelöscht (Ziffer 26).

Für Missionsvorschläge, die du nicht angenommen hast, gilt zusätzlich: Sie werden nach Ablauf ihrer Aufbewahrungsfrist von 30 Tagen automatisch gelöscht. Bei einem abgelehnten Vorschlag beginnt die Frist mit der Ablehnung, bei einem abgelaufenen Vorschlag mit dem Ende der Annahmefrist.

Die Bereinigung läuft mehrmals täglich auf unseren Servern – unabhängig davon, ob du Mentavo weiter nutzt, und unabhängig davon, ob du den Fortschritt ausgeblendet hast. Bei technischen Störungen kann sich die Löschung verzögern; der nächste Lauf holt sie nach. Angenommene Missionen bleiben davon unberührt: Sie gehören zu deinem Fortschritt und werden mit der Löschung deines Kontos entfernt.

Deine Rechte nach Ziffer 28 – Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch – gelten auch für Fortschrittsdaten. Dein Konto und damit alle Fortschrittsdaten kannst du jederzeit selbst löschen.

15. Hosting und technische Infrastruktur

Mentavo besteht aus der mobilen App, einem eigenen Backend und dieser Website. Für den Betrieb setzen wir die folgenden Dienstleister ein.

Datenbank und Dateispeicher (Supabase)

Zur Bereitstellung der App nutzen wir die Dienste von Supabase.

Supabase übernimmt dabei genau zwei Aufgaben:

• die PostgreSQL-Datenbank, in der deine Kontodaten und deine Inhalte gespeichert sind
• den Dateispeicher für Profilbilder, die du selbst hochlädst

Die Anmeldung an deinem Nutzerkonto läuft nicht über Supabase, sondern über unser eigenes Backend (siehe den folgenden Abschnitt und Ziffer 8).

Die Datenbank wird in der Region Stockholm (Schweden) betrieben, also auf Servern innerhalb der Europäischen Union.

Mit Supabase besteht – soweit gesetzlich erforderlich – ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO.

Weitere Informationen zur Datenverarbeitung durch Supabase findest du unter:
https://supabase.com/privacy

Backend der App (Railway)

Zwischen der App und der Datenbank liegt unser eigenes Backend. Es wird bei dem Hosting-Dienstleister Railway betrieben. Über dieses Backend laufen sämtliche Anfragen der App, etwa Registrierung und Anmeldung, das Speichern von Inhalten sowie die Vermittlung der KI-Funktionen.

Unser Backend führt außerdem die Prüfung von E-Mail-Adresse und Passwort bei Registrierung und Anmeldung durch und stellt die Sitzungs-Token aus. Die Passwörter werden dabei ausschließlich als Hashwert gespeichert.

Railway verarbeitet dabei die Daten, die eine solche Anfrage technisch mit sich bringt:

• Inhalt und Zeitpunkt der Anfrage
• aufgerufene Adresse der Schnittstelle
• IP-Adresse des anfragenden Geräts
• technische Protokolldaten des Betriebs

Anbieter ist die Railway Corporation, 548 Market St PMB 68956, San Francisco, CA 94104, USA. Railway wird für uns als Auftragsverarbeiter tätig.

Unser Dienst läuft in der Railway-Region „EU West“ in Amsterdam (Niederlande). Da Railway ein US-amerikanisches Unternehmen ist und für den Betrieb eigene Unterauftragsverarbeiter einsetzt, lässt sich ein Zugriff aus einem Drittland nicht ausschließen; hierfür gilt Ziffer 25.

Weitere Informationen zur Datenverarbeitung durch Railway findest du unter:
https://railway.com/legal/privacy

Website (IONOS)

Diese Website wird bei der IONOS SE, Elgendorfer Straße 57, 56410 Montabaur, Deutschland, gehostet.

Beim Abruf unserer Seiten erstellt der Webserver Protokolldateien. Darin werden nach den Angaben von IONOS insbesondere die aufgerufene Adresse beziehungsweise Datei, die zuvor besuchte Seite, Browsertyp und -version, Betriebssystem, Gerätetyp, der Zeitpunkt des Zugriffs sowie die IP-Adresse in gekürzter Form gespeichert.

Diese Verarbeitung ist für den sicheren und stabilen Betrieb der Website erforderlich. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einem technisch fehlerfreien Betrieb gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

IONOS gibt die Speicherdauer dieser Protokolldaten mit acht Wochen an. Danach werden sie gelöscht.

Die Protokolldateien werden nicht mit anderen Datenquellen zusammengeführt und nicht dazu verwendet, einzelne Besucherinnen und Besucher zu identifizieren.

Die Anmeldung zum Newsletter läuft über ein PHP-Skript auf demselben Webspace; was dabei verarbeitet wird, steht in Ziffer 19.

16. Verwaltung von Abonnements (RevenueCat)

Für die Verwaltung kostenpflichtiger Abonnements nutzen wir RevenueCat.

RevenueCat verarbeitet technische Informationen, die zur Verwaltung von Abonnements erforderlich sind.

Hierzu gehören insbesondere:

• Status eines Abonnements
• Produktkennung
• Kaufhistorie
• Plattform (iOS oder Android)
• technische Gerätekennungen, soweit für die Zuordnung erforderlich

RevenueCat erhält keine Journal-Einträge, Chatverläufe oder sonstigen persönlichen Inhalte.

Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich zur Verwaltung und Synchronisierung kostenpflichtiger Abonnements.

Weitere Informationen finden sich in der Datenschutzerklärung von RevenueCat.

Weitere Informationen zur Datenverarbeitung durch RevenueCat findest du unter:
https://www.revenuecat.com/privacy

17. Fehleranalyse und Stabilität (Sentry)

Zur Verbesserung der Stabilität und Sicherheit der App verwenden wir Sentry.

Sentry hilft dabei, technische Fehler und Abstürze zu erkennen und zu beheben.

Dabei können insbesondere folgende technische Informationen verarbeitet werden:

• Absturzberichte
• Stacktraces
• Geräteinformationen
• Betriebssystemversion
• App-Version
• Zeitpunkt des Fehlers
• technische Diagnoseinformationen

Mentavo übermittelt über Sentry keine Journal-Einträge, Coaching-Inhalte, Chatverläufe oder sonstigen persönlichen Inhalte.

Ebenso werden keine personenbezogenen Informationen wie Name oder E-Mail-Adresse automatisch an Sentry übertragen.

Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich zur Verbesserung der technischen Stabilität der App.

Weitere Informationen zur Datenverarbeitung durch Sentry findest du unter:
https://sentry.io/privacy

18. Versand von E-Mails (Resend)

Für den Versand transaktionaler E-Mails verwenden wir den Dienst Resend.

Hierzu gehören insbesondere:

• Registrierung
• Passwort-zurücksetzen-E-Mails
• Benachrichtigungen über gemeldete Chat-Inhalte

Hierfür werden ausschließlich diejenigen personenbezogenen Daten verarbeitet, die für den Versand der jeweiligen E-Mail erforderlich sind.

Der Versand erfolgt ausschließlich zur Erfüllung der gewünschten Funktion.

Weitere Informationen zur Datenverarbeitung durch Resend findest du unter:
https://resend.com/legal/privacy-policy

19. Newsletter (Brevo)

Auf unserer Website kann ein Newsletter abonniert werden. Der Newsletter informiert über neue Beiträge im Mentavo Journal und gelegentlich über Neuerungen in der App. Für die Nutzung der App ist er nicht erforderlich.

Anmeldung im Double-Opt-in-Verfahren

Für die Anmeldung ist allein die Angabe einer E-Mail-Adresse erforderlich. Nach dem Absenden des Formulars erhältst du an diese Adresse eine E-Mail mit einem Bestätigungslink. Erst wenn du diesen Link angeklickt hast, wird deine Adresse in die Empfängerliste aufgenommen. Ohne diese Bestätigung erhältst du keinen Newsletter.

Das Verfahren dient dem Nachweis, dass die Anmeldung tatsächlich von der Inhaberin oder dem Inhaber der angegebenen E-Mail-Adresse ausgeht.

Verarbeitete Daten

• die von dir angegebene E-Mail-Adresse,
• der Zeitpunkt der Anmeldung und der Zeitpunkt der Bestätigung,
• die Sprachfassung der Website, über die die Anmeldung erfolgt ist (deutsch oder englisch), sowie die Platzierung des genutzten Anmeldeformulars.

Die Sprachangabe dient ausschließlich dazu, den Newsletter in derjenigen Sprache zu versenden, in der er abonniert wurde. Weitere Angaben erheben wir nicht; Name und Anrede sind für die Anmeldung nicht erforderlich.

Beim Absenden des Formulars wird deine IP-Adresse von unserem Webserver nicht gespeichert. Um missbräuchliche Massenanmeldungen zu begrenzen, wird aus ihr lediglich ein mit einem geheimen Schlüssel gebildeter Hashwert erzeugt, der ausschließlich innerhalb eines Zeitfensters von zehn Minuten ausgewertet und anschließend automatisch verworfen wird. Deine IP-Adresse wird im Rahmen der Newsletter-Anmeldung nicht an Dritte übermittelt.

Versanddienstleister

Für die Verwaltung der Empfängerliste und den Versand des Newsletters nutzen wir den Dienst Brevo.

Brevo wird für uns als Auftragsverarbeiter tätig. Welche Daten Brevo darüber hinaus zu eigenen Zwecken verarbeitet, etwa zum Betrieb und zur Sicherheit des Dienstes, ergibt sich aus der Datenschutzerklärung von Brevo.

Weitere Informationen zur Datenverarbeitung durch Brevo findest du unter:
https://www.brevo.com/legal/privacypolicy/

Rechtsgrundlage

Rechtsgrundlage für den Versand des Newsletters ist deine Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Die Protokollierung der Anmeldung und der Bestätigung erfolgt auf Grundlage unseres berechtigten Interesses gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, die erteilte Einwilligung nachweisen zu können.

Widerruf und Abmeldung

Du kannst deine Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, ohne dass die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung berührt wird.

Jede Newsletter-E-Mail enthält hierfür einen Abmeldelink. Alternativ genügt eine Nachricht an info@mentavo.app.

Speicherdauer

Deine E-Mail-Adresse wird gespeichert, solange das Newsletter-Abonnement besteht. Nach einer Abmeldung wird sie für den Newsletter-Versand nicht mehr verwendet.

Die Nachweise über Anmeldung und Bestätigung bewahren wir so lange auf, wie dies zum Nachweis der Einwilligung erforderlich ist.

Keine Zusammenführung mit Daten aus der App

Die Newsletter-Empfängerliste wird getrennt von deinem Mentavo-Nutzerkonto geführt. Eine Anmeldung zum Newsletter setzt kein Nutzerkonto voraus, und die für den Newsletter verarbeiteten Daten werden nicht mit Inhalten aus der App zusammengeführt.

20. Reichweitenmessung (Google Analytics)

Zur Analyse der Nutzung unserer Website setzen wir Google Analytics 4 ein, einen Webanalysedienst der Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland („Google“).

Google Analytics hilft uns zu verstehen, wie Besucherinnen und Besucher unsere Website nutzen, und unterstützt uns dabei, die Website fortlaufend zu verbessern.

Aktivierung ausschließlich nach Einwilligung

Wir setzen Google Analytics im sogenannten Basic Consent Mode um: Der Google-Analytics-Tag (gtag.js) wird technisch erst geladen, nachdem du der Analyse-Kategorie in unserem Cookie-Consent-Banner aktiv zugestimmt hast.

Ohne deine Einwilligung wird kein Google-Analytics-Skript geladen, es werden keine Anfragen an Server von Google gesendet und es entstehen keine Google-Analytics-Cookies (insbesondere kein _ga-Cookie).

Lehnst du die Analyse-Kategorie ab, bleibt Google Analytics vollständig deaktiviert. Deine Entscheidung kannst du jederzeit über den Link „Cookie-Einstellungen“ im Footer unserer Website ändern.

Verarbeitete Daten

Nach erteilter Einwilligung können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:

• aufgerufene Seiten (Seitenaufrufe)
• technische Informationen zu Gerät und Browser
• ungefähre, aus der IP-Adresse abgeleitete Standortinformationen (die IP-Adresse selbst wird von Google Analytics nicht gespeichert)
• Interaktionen mit der Website (z. B. Navigation, Verweildauer)

Google Analytics setzt hierfür Cookies bzw. vergleichbare Speichertechnologien ein, sofern du zugestimmt hast.

Deaktivierte Werbefunktionen

Wir haben Google Signals sowie werbebezogene Personalisierungsfunktionen technisch deaktiviert. Google Analytics wird bei uns ausschließlich zur Reichweiten-/Nutzungsanalyse eingesetzt, nicht für Werbezwecke, Remarketing oder Conversion-Tracking.

Rechtsgrundlage

Rechtsgrundlage der Verarbeitung ist deine Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Diese kannst du jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, ohne dass die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung berührt wird.

Datenübermittlung durch Google

Im Rahmen der Nutzung von Google Analytics kann es zu einer Übermittlung von Daten an Server von Google, auch außerhalb der Europäischen Union bzw. des Europäischen Wirtschaftsraums, kommen. Weitere Informationen zur Datenverarbeitung durch Google findest du unter:
https://policies.google.com/privacy

21. Nutzungsstatistiken in der App (optional)

Dieser Abschnitt betrifft ausschließlich die mobile Mentavo-App. Die unter Ziffer 20 beschriebene Reichweitenmessung dieser Website ist davon unabhängig: Eine Einwilligung auf der Website gilt nicht für die App, und eine Einwilligung in der App gilt nicht für die Website.

Wenn du in der App einwilligst, erfassen wir, wie neue Nutzerinnen und Nutzer mit Mentavo starten. Zweck ist allein, den Einstieg in die App zu verbessern – also zu erkennen, welche Einführungsschritte verständlich sind und an welcher Stelle Menschen nicht weiterkommen.

Die Nutzungsstatistiken sind standardmäßig ausgeschaltet. Es ist nichts vorausgewählt, und Mentavo ist ohne diese Einwilligung uneingeschränkt nutzbar.

Verarbeitete Daten

Nach erteilter Einwilligung verarbeiten wir:

• welche Einführungsschritte angezeigt und abgeschlossen wurden
• ob eine Registrierung oder eine Anmeldung stattgefunden hat
• ob eine erste Nachricht an den Coach gesendet und eine erste Antwort empfangen wurde
• ob Mitteilungen erlaubt oder abgelehnt wurden, und an welcher Stelle der App danach gefragt wurde (Einstellungen oder Erinnerung)
• dass die App geöffnet wurde, höchstens einmal je Tag
• Plattform (iOS oder Android) und App-Version
• die Zeitpunkte dieser Ereignisse

Erfasst wird jeweils nur, dass ein solches Ereignis stattgefunden hat. Freie Texteingaben werden dabei nicht übertragen.

Installationskennung

Damit sich die einzelnen Ereignisse überhaupt zu einem Verlauf zusammenfügen lassen, speichert die App eine zufällig erzeugte Kennung dieser Installation auf deinem Gerät und sendet sie zusammen mit den genannten Angaben an unsere eigenen Server.

Diese Kennung ist weder eine Geräte- noch eine Hardware- oder Werbekennung. Sie wird erst erzeugt, nachdem du eingewilligt hast, und sie wird mit der App wieder entfernt.

Registrierst oder meldest du dich an, wird die Kennung mit deinem Nutzerkonto verknüpft. Die Daten sind daher pseudonym und nicht anonym.

Alter

Mentavo ist ab 14 Jahren nutzbar (Ziffer 7). In die Nutzungsstatistiken einwilligen kannst du jedoch nur, wenn du mindestens 16 Jahre alt bist; der Schalter in der App weist ausdrücklich darauf hin.

Eine technische Altersprüfung findet an dieser Stelle nicht statt – die Angabe beruht auf deiner eigenen Erklärung. Erfahren wir, dass eine Einwilligung von einer jüngeren Person stammt, löschen wir die betreffenden Daten.

Was ausdrücklich nicht erfasst wird

• Inhalte deiner Gespräche mit dem Coach
• Journal-Einträge, Check-ins, Ziele und Gewohnheiten
• Gesundheitsdaten
• astrologische Inhalte
• Name und E-Mail-Adresse
• Geräte- und Werbekennungen

Kein externer Analysedienst

Die Nutzungsstatistiken der App laufen ausschließlich über unsere eigene Infrastruktur (siehe Ziffer 15). Es kommt kein Analyse-SDK und kein externer Analyseanbieter zum Einsatz. Eine Weitergabe an Dritte findet nicht statt, und die Daten werden nicht für Werbung verwendet.

Rechtsgrundlage

Rechtsgrundlage der Verarbeitung ist deine Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Für das Speichern der Kennung auf deinem Endgerät stützen wir uns auf § 25 Abs. 1 TDDDG.

Speicherdauer

Die erfassten Einzelereignisse werden spätestens 90 Tage nach ihrer Erfassung gelöscht.

Zum Nachweis deiner Einwilligung speichern wir deren Zeitpunkt und die Fassung des Einwilligungstextes. Auch dieser Nachweis unterliegt der 90-Tage-Frist; er wird monatlich erneuert, solange du die App mit erteilter Einwilligung nutzt. Widerrufst du oder nutzt du die App nicht weiter, läuft er aus.

Widerruf

Du kannst deine Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, ohne dass die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung berührt wird. Du findest die Einstellung in der App unter „Profil › Rechtliche Hinweise › Nutzungsstatistiken“. Die Erfassung endet sofort.

Mit dem Widerruf löschen wir die zu dieser Installation erfassten Daten und, sofern du angemeldet bist, auch die mit deinem Konto verknüpften. Besteht im Moment des Widerrufs keine Internetverbindung, wird die Löschung nachgeholt, sobald die App wieder verbunden ist; die App zeigt dir diesen offenen Auftrag an und lässt ihn erneut versuchen.

Auch die Löschung deines Nutzerkontos löscht diese Daten.

22. Mitteilungen

Mentavo kann dich an Erinnerungen, Routinen, Ziele, Check-ins und den täglichen Impuls erinnern, sofern du Mitteilungen erlaubt hast.

Wo die Mitteilungen entstehen

Die Mitteilungen werden auf deinem Gerät geplant und dort ausgelöst. Wir versenden sie nicht: Es gibt keinen Push-Dienst, und deine App übermittelt uns keine Gerätekennung für Mitteilungen.

Damit deine App weiß, was wann ansteht, ruft sie bei uns einen Plan der nächsten vierzehn Tage ab. Er enthält die Zeitpunkte und – bei Erinnerungen – deren Titel; beides ist ohnehin bei uns gespeichert (Ziffer 13). Die Mitteilung selbst entsteht daraus erst auf dem Gerät.

Wiederkehrende Mitteilungen werden im Voraus auf dem Gerät eingeplant. Öffnest du Mentavo längere Zeit nicht, endet die Reihe, bis die App den Plan wieder abruft.

Was auf dem Sperrbildschirm steht

Bei Erinnerungen standardmäßig nur, dass etwas ansteht – nicht, worum es geht. Den Titel zeigst du erst, wenn du die Einstellung „Inhalt in der Mitteilung“ ausdrücklich einschaltest.

Die Mitteilung zum täglichen Impuls nennt nie dessen Inhalt, sondern nur, dass er bereitsteht.

Berechtigung und Widerruf

Ob Mitteilungen erscheinen dürfen, entscheidest du beim Systemdialog deines Geräts. Du kannst sie jederzeit in den Geräteeinstellungen oder in der App wieder abschalten; bereits geplante Mitteilungen entfallen damit.

23. Kommunikation mit dem Support

Wenn Nutzer Kontakt mit unserem Support aufnehmen, verarbeiten wir die zur Bearbeitung der Anfrage erforderlichen personenbezogenen Daten.

Hierzu gehören insbesondere:

• E-Mail-Adresse
• Inhalt der Anfrage
• Zeitpunkt der Kontaktaufnahme
• freiwillig übermittelte Informationen

Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich zur Bearbeitung der jeweiligen Anfrage.

24. Empfänger personenbezogener Daten

Personenbezogene Daten werden grundsätzlich nicht an unberechtigte Dritte weitergegeben.

Soweit dies zur Bereitstellung der App und dieser Website erforderlich ist, können personenbezogene Daten an sorgfältig ausgewählte Dienstleister übermittelt werden.

Aktuell setzen wir insbesondere folgende Dienstleister ein:

• Apple (Anmeldung mit Apple)
• Supabase (Datenbank und Dateispeicher)
• Railway (Betrieb des App-Backends)
• IONOS (Hosting dieser Website)
• OpenAI (KI-Funktionen)
• OpenCage (Koordinaten des Geburtsorts)
• RevenueCat (Abonnementverwaltung)
• Sentry (Fehleranalyse)
• Resend (Versand transaktionaler E-Mails)
• Brevo (Versand des Newsletters, nur nach Einwilligung)
• Google Analytics (Reichweiten-/Nutzungsanalyse der Website, nur nach Einwilligung)

Alle Dienstleister werden ausschließlich im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen eingesetzt.

25. Drittlandübermittlungen

Einige der eingesetzten Dienstleister können ihren Sitz außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums haben oder Daten außerhalb dieser Gebiete verarbeiten. Das betrifft insbesondere OpenAI (Ziffer 10) und Railway (Ziffer 15): Beide Unternehmen haben ihren Sitz in den USA – bei Railway, obwohl unser Dienst in der Region Amsterdam läuft.

Soweit eine Übermittlung personenbezogener Daten in Drittstaaten erfolgt, erfolgt diese ausschließlich unter Beachtung der Art. 44 ff. DSGVO.

Hierzu werden – soweit erforderlich – geeignete Garantien wie insbesondere die von der Europäischen Kommission genehmigten Standardvertragsklauseln oder andere gesetzlich anerkannte Schutzmechanismen verwendet.

26. Speicherdauer

Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie dies zur Erfüllung der jeweiligen Zwecke erforderlich ist.

Grundsätzlich gilt:

• Kontodaten werden bis zur Löschung des Nutzerkontos gespeichert.
• Journal-Einträge, Check-ins, Ziele, Gewohnheiten und sonstige persönliche Inhalte werden bis zur Löschung durch den Nutzer oder der Löschung des Nutzerkontos gespeichert.
• Informationen über Abonnements werden entsprechend gesetzlicher und steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten gespeichert.
• Technische Fehlerprotokolle werden nur so lange gespeichert, wie dies zur Fehleranalyse und Sicherstellung der Stabilität der App erforderlich ist.
• Die E-Mail-Adresse für den Newsletter wird gespeichert, solange das Abonnement besteht (siehe Ziffer 19).
• Die Einzelereignisse der Nutzungsstatistiken der App werden spätestens 90 Tage nach ihrer Erfassung gelöscht (siehe Ziffer 21).
• Werte aus Apple Health werden höchstens 30 Tage gespeichert, Details einzelner Workouts höchstens 7 Tage; die Kennzahlen des Kalenders höchstens 28 vergangene Tage (siehe Ziffer 12).
• Erinnerungen werden gespeichert, bis du sie löschst oder dein Nutzerkonto löschst (siehe Ziffer 13).
• Vom täglichen Impuls speichern wir nur den fertigen Text, keine Quellen und keine Auszüge.
• Fortschrittsdaten werden bis zur Löschung des Nutzerkontos gespeichert (siehe Ziffer 14).
• Missionsvorschläge, die nicht angenommen wurden, werden 30 Tage nach ihrem Ablauf oder ihrer Ablehnung automatisch gelöscht – unabhängig davon, ob die App weiter genutzt wird (siehe Ziffer 14).

Nach Löschung des Nutzerkontos werden sämtliche personenbezogenen Daten gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

Mentavo erstellt keine langfristigen Sicherungskopien personenbezogener Nutzerdaten zum Zweck einer späteren Wiederherstellung nach einer Kontolöschung.

27. Datensicherheit

Wir treffen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen, um personenbezogene Daten vor Verlust, Missbrauch, unbefugtem Zugriff, Veränderung oder Offenlegung zu schützen.

Hierzu gehören insbesondere:

• verschlüsselte Datenübertragung (TLS)
• Zugriffsbeschränkungen
• Authentifizierungsmechanismen
• sichere Speicherung personenbezogener Daten
• regelmäßige Sicherheitsupdates
• Überwachung der technischen Stabilität
• Maßnahmen zur Missbrauchsverhinderung

Trotz aller technischen und organisatorischen Maßnahmen kann eine vollständige Sicherheit der Datenübertragung über das Internet nicht garantiert werden.

28. Rechte betroffener Personen

Als betroffene Person stehen dir nach der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) insbesondere folgende Rechte zu:

Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO)

Du hast das Recht, Auskunft darüber zu verlangen, ob wir personenbezogene Daten über dich verarbeiten. Ist dies der Fall, hast du das Recht auf Auskunft über diese Daten sowie auf weitere Informationen über deren Verarbeitung.

Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO)

Du hast das Recht, die Berichtigung unrichtiger personenbezogener Daten sowie die Vervollständigung unvollständiger personenbezogener Daten zu verlangen.

Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO)

Du hast das Recht, die Löschung deiner personenbezogenen Daten zu verlangen, sofern die gesetzlichen Voraussetzungen hierfür erfüllt sind.

Die Löschung deines Nutzerkontos kann jederzeit direkt innerhalb der Mentavo-App vorgenommen werden.

Mit der Löschung des Nutzerkontos werden sämtliche personenbezogenen Daten gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder andere gesetzliche Gründe einer sofortigen Löschung entgegenstehen.

Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)

Unter den gesetzlichen Voraussetzungen hast du das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung deiner personenbezogenen Daten zu verlangen.

Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)

Du hast das Recht, personenbezogene Daten, die du uns bereitgestellt hast und die wir auf Grundlage deiner Einwilligung oder zur Vertragserfüllung automatisiert verarbeiten, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten oder – soweit technisch möglich – an einen anderen Verantwortlichen übertragen zu lassen.

Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO)

Soweit personenbezogene Daten auf Grundlage berechtigter Interessen verarbeitet werden, hast du das Recht, aus Gründen, die sich aus deiner besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch gegen diese Verarbeitung einzulegen.

Widerruf einer Einwilligung

Soweit die Verarbeitung personenbezogener Daten auf einer Einwilligung beruht, kannst du diese Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt hiervon unberührt.

29. Beschwerderecht

Du hast das Recht, dich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren, wenn du der Ansicht bist, dass die Verarbeitung deiner personenbezogenen Daten gegen datenschutzrechtliche Vorschriften verstößt.

Hierzu kannst du dich insbesondere an die für deinen Wohnort oder an die für uns zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde wenden.

30. Keine automatisierte Entscheidungsfindung

Mentavo trifft keine automatisierten Entscheidungen im Sinne des Art. 22 DSGVO, die gegenüber Nutzern rechtliche Wirkung entfalten oder sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigen.

Die von der integrierten KI erzeugten Inhalte dienen ausschließlich der persönlichen Unterstützung und stellen keine automatisierte Entscheidung im rechtlichen Sinne dar.

31. Keine Weitergabe zu Werbezwecken

Mentavo verwendet personenbezogene Daten nicht für personalisierte Werbung.

Es erfolgt insbesondere:

• kein Verkauf personenbezogener Daten,
• keine Vermietung personenbezogener Daten,
• keine Weitergabe personenbezogener Daten an Werbenetzwerke,
• kein Profiling zu Werbezwecken.

Der auf unserer Website angebotene Newsletter wird ausschließlich auf Grundlage deiner ausdrücklichen Einwilligung versendet und ist nicht personalisiert (siehe Ziffer 19).

32. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, sofern dies aufgrund technischer, rechtlicher oder organisatorischer Änderungen erforderlich wird.

Die jeweils aktuelle Fassung ist jederzeit innerhalb der App sowie auf unserer Website abrufbar.

Bei wesentlichen Änderungen werden Nutzer in geeigneter Weise innerhalb der App informiert.

33. Kontakt zum Datenschutz

Bei Fragen zur Verarbeitung personenbezogener Daten oder zur Ausübung deiner Datenschutzrechte kannst du dich jederzeit an uns wenden.

Mentavo
Michel Kaluza
Großherzog-Friedrich-Straße 101
66121 Saarbrücken
Deutschland

E-Mail: info@mentavo.app

34. Schlussbestimmungen

Mentavo wurde mit dem Ziel entwickelt, Nutzerinnen und Nutzer bei ihrer persönlichen Entwicklung, Selbstreflexion und Organisation des Alltags zu unterstützen.

Der Schutz personenbezogener Daten ist ein wesentlicher Bestandteil dieses Anspruchs.

Wir verpflichten uns, personenbezogene Daten ausschließlich im Rahmen der geltenden gesetzlichen Bestimmungen zu verarbeiten und geeignete technische sowie organisatorische Maßnahmen zu ergreifen, um ein angemessenes Schutzniveau sicherzustellen.

Vielen Dank für dein Vertrauen in Mentavo.